如何使用短信和电子邮件模板

首先,我们知道模板的类型有三种:1.短信 2.邮件 3.传真,我们以短信电子邮件为例做简单的使用介绍

添加模板

模板名称:任意填写,最好能够体现此模板用途

模板类型:用来设置添加的模板是用来发短信,邮件还是传真,如选择短信,则不需要添加标题。发短信时,只能选择短信类的模板;同样,发送邮件或传真时,也只能选择同类的模板 单击

文件ID: 点击后面 [上传] 字样,可以上传所需要的文件。

模板用途:普通模板或业务类模板。如果只是你们自己业务的需要,发送一些广告,告知之类的内容,请选择普通模板。业务模板包括任务,账单,语音留言通知,用于系统相应模块的通知功能。当你需要重新定义这些模板时,可以参照系统默认的模板设置,添加一个新模板,新模板创建后,记得把系统默认的模板状态改为“不可用”,把你的新模板改为“可用”。系统下次发送相关业务的邮件时,会使用你新建立的模板

语言:标记模板内容所使用的语言(同样内容的邮件可以建立多个语种的模板),这样坐席可以根据客户语言偏好的不同而选择不同的模板。可选的语言种类,来自[系统设置]–>[语言管理]

通配符:告知系统你的邮件内容中是否使用了系统变量。发邮件时,系统会帮你进行变量替换 (关于如何使用通配符,请继续阅读:如何使用模板中的通配符)

例如短信内容如下

尊敬的##param0##用户,您本月话费余额为##param1##元,剩余上网流量##param2##M。

我们称##param0##这样的参数为系统变量(这些变量都是系统指定的,稍后我们会详细介绍)。

标题:邮件模板需要填写此内容,用于填充邮件中的标题。

MIME:用于邮件模板,请选择“是”(系统中模板创建后均为html结构),标识邮件不是纯文字内容。

模板状态:只有可用的模板,才能被发送者选择。另外业务类模板(任务,账单,语音邮件提示)每个团队中每个语种只能有一个可用模板,因为业务类模板是给系统程序使用的,如果有多个可用模板,系统便无法确定你到底要用哪个模板发送通知信息。

团队名:如果填写团队,代表此模板只能用于这个团队。否则可以被任何团队使用。

对象类型,对象名:标识模板的使用范围,此模板能够用于哪个模块下的哪个业务。对象类型:呼入客服、虚拟呼叫中心、外呼营销中心。如果你为某个业务设置了专用模板,坐席在外拨营销弹屏页面或呼入客服弹屏页面点击发送邮件或短信按钮时,系统可以自动帮你选中此类模板

短信模板的使用

首先,添加短信模板。点击[群发信息管理]→[信息模板管理]→[添加],模板类型选择 “短信”,最后保存。

其次,登录坐席,点击[消息],选择[短信],还有标题、接收人、模板、语言、对象类型、对象名。我们要使用刚才新添加的模板,只需点击[模板]后面的下拉框,即可找到并选择。需要注意的是,接收人只能填写手机/电话的号码。内容处填写需要发送短信的内容,填写完毕后,点击[发送]

此处标记下划线的圈1的部分,是用来帮助筛选模板的筛选条件,而不是对模板的设置

电子邮件模板的使用

首先添加电子邮件模板,方法见本页的 ”添加模板“,此处不做详细介绍。

其中,字段含义与短信的大体相同,不同含义的如下

坐席选择:允许坐席选择的模板,才能被坐席看到并使用。

修改:使用此模板时,是否允许发送者修改发送内容。在短信或邮件发送界面,坐席选择一个模板,系统自动将标题和内容添加到页面中。如果此模板不允许修改,那么模板内容是什么,坐席就要发什么。如果允许修改,坐席可以对模板赋值的内容稍微修改后再发送。

模版注释:可理解为备注,描述此模板的具体用途或备忘。不用填写。

文件ID:传真类模板必须上传附件,即传真的文件内容(仅支持pdf,doc,docx格式的文件)。邮件模板根据需要上传附件,文件格式任意。

内容:短信或邮件的内容。短信的内容仅支持文本内容,即汉字,英文字母,符号。不支持图片,音乐发送。每条短息70字,超过70字发送时会自动拆分成多条短信。邮件内容填写无限制,从其它文档向此输入框粘贴内容前,请先把内容粘贴到记事本中保存,然后再从记事本中复制粘贴到输入框中。因为系统不能解析word一类文档的特殊制符,会造成邮件内容缺失。你也可以把word中复制出的内容放到gmail邮箱中保存,借助google的强大技术转义这些制符为html结构。

坐席登录界面后,可以直接点击[客户资料] 电子邮箱右面的信封图标,来编辑和发送电子邮件。

还可以以坐席身份登录后,[消息]→邮件,编辑完成后,点击[保存]

总结

最常用的发短信和邮件方法:点击[消息]按钮,显示邮件短信面板,如图

  1. 发送短信选项1)
  2. 发送邮件选项2)
  3. 标题3)
  4. 接收人
  5. 选择邮件模板 (选择是,可以选择模板语言 对象类型以及对象名称)
  6. 内容
  7. 发送
  8. 关闭面板
1) 需要配置astcc_smsmal.pl
2) 需要配置SMTP服务器
3) 仅限于对邮件
zh/实际案例指导/如何使用短信和电子邮件模板.txt · 最后更改: 2017/12/12 11:05 (外部编辑)
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